Elections DP/CE méthodologie

Elections DP/CE :
la méthodologie Paragon

« Enfin un prestataire qui me comprend… » disent nos Clients.

Paragon est le seul acteur du marché à être en mesure d’intégrer toutes les étapes de fabrication du matériel de vote.

Pour l’équipe Paragon, la priorité est donnée à l’accompagnement des Clients dans la gestion de leur élection. Notre expérience nous amène à considérer qu’il y a 6 étapes incontournables :

Préambule :

Paragon attache une importance toute particulière à la connaissance du contexte de l’entreprise (climat social, présence de syndicats, nationaux, représentatifs ou non, nombre de sièges à pourvoir, nombre d’établissements concernés, existence de sièges réservés, atteinte traditionnelle du quorum, nombre de professions de foi, etc…)

Etape 1 - Compréhension de votre opération et de sa complexité

Dès la signification du marché une première réunion de travail avec l’équipe projet permet de préciser et si nécessaire d’affiner  le besoin, en effet l’expérience montre que le Cahier des Charges (CDC) ne traduit pas toujours les subtilités organisationnelles inhérentes à chaque entreprise connues par les utilisateurs.

Un rétro-planning des opérations est effectué d’un commun accord sur les livrables attendus. Sachant que deux dates structurent ce dernier : la date de remise en poste du matériel de vote et la date du dépouillement.

Le protocole pré-électoral est-il déjà signé ?
Sachant que les habitudes poussent généralement les décideurs à reconduire le vote à l’urne. Ce type de vote entraine des contraintes fortes en termes de temps et d’organisation, notamment pour les entreprises multi-sites en nécessitant une forte mobilisation de personnel et de matériel (tenue de nombreux bureaux de vote, urnes, isoloirs, assesseurs, cahiers d’émargement, impact sur la productivité des personnels mobilisés, etc…).

Idéalement, appuyez-vous sur l’expérience Paragon bien en amont de la négociation avec les OS (organisations syndicales) pour présenter des solutions modernes, sécurisées, et adaptées à vos contraintes.

Au lieu de longues heures de négociation abstraite avec vos IRP (instances représentatives du personnel) autour du matériel de vote et du choix du canal de vote (urne, VPC, internet, vote mixte), vous pourrez vous appuyer sur des matériels de vote existants pour une meilleure compréhension de tous avec des explications fournies complémentaires. En la matière, rien ne vaut l’expérience d’un professionnel du vote CE / DP.

Etape 2 - Préparation des éléments de fabrication.

Soit l’ensemble des constituants d’un matériel de vote.
Porte adresse/ notice, profession de foi, planche de bulletins de vote, enveloppes porteuse, enveloppes retour et enveloppes  de vote…
La charte graphique logo.
Les textes et mise en page souhaités.
La structure de fichier attendue.
Les fichiers informatiques électeurs et candidats.
La procédure de nommage des fichiers PDF des professions de foi.
Les fichiers tests.
Notre conseil : même en cas de dépouillement manuel lors d’un vote à l’urne, il est        possible de simplifier les opérations d’émargement en ajoutant un code à barre au verso de l’enveloppe retour.

Etape 3 - Impression du matériel de vote

Impression du matériel de vote (des enveloppes et édition des notices « comment voter ?», profession de foi et planches de bulletins de vote…)

Les grandes enveloppes porteuses, les enveloppes de vote couleurs et retour font l’objet d’une fabrication spécifique pour lesquelles un Bon A Tirer (BAT) est présenté.

Un BAT informatique général est présenté avant de lancer la production

Grâce à un parc machines unique en Europe, Paragon dispose d’atouts pour optimiser les coûts des opérations de vote en fonction de la volumétrie.

Notre conseil : simplifiez-vous vos élections, demandez nos standards CE DP éprouvés et économiques. Lors de notre rendez-vous, nous vous présenterons des cas concrets.

 

Etape 4 - Mise sous plis avec rapprochement et contrôle de cohérence de chaque pli.

Afin de garantir que chaque électeur recevra le bon matériel de vote, Paragon édite simultanément le porte adresse /notice, les planches de bulletins de vote, les professions de foi de chaque électeur selon son collège, sa catégorie…
La cohérence de chaque pli est assurée par un code Datamatrix imprimé sur chaque document contrôlé par des caméras lors de la mise sous plis.

Conscients du fait que l’affranchissement représente le premier poste de coût d’une opération de vote par correspondance (VPC) ou vote mixte (internet + VPC), l’affranchissement fait l’objet d’une optimisation que seule l’analyse du fichier des électeurs permet d’effectuer.

Tous nos dépôts Poste font l’objet d’un bordereau de remise qui vous est communiqué.

Notre conseil : L’expérience montre que cette étape capitale repose en grande partie sur la conception anticipée du matériel de vote. Avant de définir un format de matériel de vote avec les IRP, appuyez vous sur notre expertise !

Etape 5 - Dépouillement automatisé et édition des documents officiels

Pour le vote par correspondance, ou vote internet ou bien encore vote mixte (VPC + internet), Paragon prend en charge l’opération de lecture optique des bulletins de vote. A l’issue du dépouillement, Paragon met à votre disposition les documents officiels (liste d’émargement, feuille de comptage, Procès Verbal (PV) de résultats, CERFA…).

Notre conseil : Le recours à une technologie doit permettre de fluidifier les opérations de dépouillement et d’édition. L’absence de définition précise et préalable des cas de nullité peut introduire d’interminables discussions (ou débats) entre les membres de la commission électorale et délégués de listes, qui altèrent les gains de temps attendus.

Etape 6 - Conservation et destruction des données

Pendant le scrutin, la solution développée par Paragon conserve l’ensemble des données de manière sécurisée et incontestable.
Une fois le délai de recours expiré, l’ensemble des données est détruit conformément aux recommandations de la CNIL.
Notre conseil : Ne sous-estimez pas l’importance de cette étape.

Conclusion

Fort de son expérience et de son expertise l’équipe vote de Paragon sera en mesure de vous conseiller concrètement dans la fabrication de votre matériel de vote CE / DP.

N’hésitez pas à nous demander un rendez-vous !